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Les clés pour une organisation de salon réussie

Organiser un salon professionnel n’est pas une mission simple. Pour en faire un succès, vous devez le planifier soigneusement. Cela passe par l’élaboration d’un plan d’action et marketing détaillé, associés à un budget. Une fois la date la plus pertinente pour votre événement arrêtée, voici les étapes clés à respecter.

Choisir le lieu idéal

Établissement fermé ou site ouvert, emplacement, tout dépend du nombre de participants et de visiteurs attendus en fonction de votre secteur d’activités. Pensez également à l’accessibilité pour les exposants et le public ciblé, ainsi qu’aux commodités proches (hôtels,restaurants). Voyez ensuite sa configuration : nombre et superficie des espaces utilisables en intérieur et en extérieur. Demandez-lui également la liste des services annexes qu’il propose et qui pourraient alléger votre organisation.

Entourez-vous d’une équipe compétente

Un organisateur de salon doit accomplir des tâches nombreuses et variées que vous ne pourrez pas toutes accomplir par vous-même. Aussi, vous devez recruter des collaborateurs ou faire appel à un sous-traitant pour vous épauler. Les premiers seront plus impliqués, mais cette option coûte cher. La sous-traitance est en revanche plus économique et flexible.

Un bon compromis consiste à confier à des collaborateurs les missions cruciales (supervision du projet, ventes, marketing, suivi budgétaire) et de faire appel à un prestataire pour les missions secondaires (travaux d’infographie, opérations).

Sollicitez un sponsor principal

Pour vous aider dans la promotion de votre événement et vous soutenir financièrement, l’idéal est de convaincre un grand nom de votre industrie de devenir le sponsor principal. La reconnaissance du public que vous ciblez du fait de son expertise vous aidera dans la commercialisation. Il peut ainsi vous ouvrir son fichier client, vous prodiguer des conseils, voire afficher des publicités sur son site web et dans ses locaux.En contrepartie, vous pouvez lui offrir un espace de choix sur vos supports marketing, lui accorder un stand gratuit, etc.

Sélectionnez un bon restaurateur

Si l’établissement n’accepte pas les traiteurs extérieurs, vérifiez d’abord les menus disponibles et leur qualité. Si vous avez le choix, demandez le coût supplémentaire. Vous pouvez maintenant chercher un restaurateur qui propose les types de nourriture que vos visiteurs apprécient, ainsi que le type de service souhaité (à l’assiette, buffet). Communiquez-lui vos besoins et le nombre de convives attendu afin d’éviter toute rupture.

Faites la promotion de l’événement

Pour attirer aussi bien les exposants que le public, il est temps de promouvoir votre événement. Appliquez votre plan marketing, qui peut combiner différentes techniques : publipostage, téléprospection, e-mailing, affichage, publicité classique ou sur les réseaux sociaux. Pour chaque action, suivez de près les résultats et ajustez au besoin.

Pour doper la réservation de stands, motivez les exposants en offrant des remises pour les premiers, par exemple. Incitez-les également par diverses récompenses à se faire ambassadeurs de votre salon auprès de leurs propres clients afin d’accélérer la vente de billets.

Créez les supports marketing pour le jour J

Bien entendu, en plus des autres éléments de décoration, vous devrez installer des supports marketing sur le lieu de votre salon (bannières, affiches, programmes…), mais également à distribuer aux visiteurs (sacs cadeaux, prospectus…). Pour la conception de graphismes, privilégiez la sous-traitance afin d’obtenir de bons résultats sans supporter des charges fixes lourdes.

En conclusion

Grâce au plan d’action préparé avec soin en amont, la gestion de vos différentes tâches devrait être plus simple. Cela vous fera gagner un temps précieux, d’autant que pour ce type de mission, les aléas sont nombreux. Restez flexible et réactif, gardez en tête votre objectif final pour garder votre motivation, quelles que soient les difficultés.

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